La MOA pragmatique du SI (Business Analysis, Analyse d'Entreprise, Maitrise d'Ouvrage)

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Tag - Conduite du changement

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lundi, juin 11 2012

Comment la MOA peut-elle obtenir l'adhésion des utilisateurs sans vendre son âme au diable ?

Par Olivier Durand le lundi, juin 11 2012, 23:16 - Supporter

L'accompagnement du changement (plutôt que la conduite) n'est pas l'épilogue d'un projet. C'est une démarche qui s'exécute sur toute la durée d'un projet. Comment la MOA peut-elle obtenir l'adhésion des utilisateurs sans vendre son âme au diable ?

Définir sa stratégie, ses objectifs

En fonction de la dimension du changement (à l'échelle d'une application, d'un process, d'une organisation, de l'entreprise) et en fonction de la criticité de l'adhésion des utilisateurs finaux pour la réussite du projet, les exigences de l'accompagnement du changement ne seront pas les mêmes. Il est donc important de bien identifier la nature du changement pour identifier la bonne stratégie à adopter. Le déploiement worldwide d'une nouvelle application métier dans le but d'améliorer la qualité d'un processus ou la modification d'un processus métier pour optimiser les coûts avec des réductions d'effectifs ne seront pas gérés de la même manière.

Impliquer les utilisateurs en amont

L'accompagnement du changement ne se fait pas à la fin du projet, comme une cerise sur le gâteau. C'est un facteur clé de la réussite qui se négocie dès le début du projet. Plus les utilisateurs sont inclus tôt dans le projet, moins vous risquez le syndrome du "NIH". Pour cela, certains utilisateurs clés, appelés parfois les "champions", doivent être embarqués afin de convaincre les autres utilisateurs de l'intérêt du changement. Ces "champions" aiment le risque et prendre des responsabilités supplémentaires ou ont un intérêt personnel à ce que le projet réussisse. Il ne faut pas passer à côté de cette opportunité, un "champion" charismatique permettra de convaincre bien plus de monde que la meilleure des présentations par une équipe projet. 

Utiliser les technologies du 21ème siècle

Pour la phase de formation, pensez à utiliser les outils les plus efficaces : visioconférences, webinar... En ces temps difficiles, oubliez La Première et les grands hôtels. 

Enfin, conservez une fois de plus votre bon sens et vos qualités humaines. Je citerai cet utilisateur qui m'a dit aujourd'hui : "Vous facilitez la communication entre les systèmes, c'est très bien, mais n'oubliez pas de faciliter la vie des humains !". Heureusement, même si je ne suis pas parfait, je suis humain et comprend ses problématiques... tant qu'on ne me remplace pas par un avatar robotique humanoïde...

jeudi, août 25 2011

Comment la MOA peut dépasser la dépression post projet ?

Par Olivier Durand le jeudi, août 25 2011, 22:47 - Supporter

Le baby blues survient entre le deuxième et le quatrième jour après l'accouchement, dure en moyenne deux jours. Une fois l'euphorie de l'aboutissement passée, et les premières mises en pratiques approximatives, on y est. Le projet est terminé. Alors que le stress redescend, comment dépasser la dépression post projet ?

 

Identifiez les réussites et les échecs de ce projet

Indépendamment de l'aspect affectif, cherchez à identifier les réussites et les échecs de ce projet. Pour la MOA, en premier lieu il faut identifier si les exigences ont été remplies. Si vous avez les outils adéquats, vous pouvez analyser les caractéristiques des exigences : ont-elles été volatiles ? combien ont été créées en cours de projet ? est-ce que les priorités ont beaucoup changé ? Et comme les parents trouvent toujours leur progéniture merveilleuse, vous pouvez essayer d'obtenir la perception des utilisateurs sur la réussite du projet. C'est moins quantitatif, mais finalement beaucoup plus objectif ! Attention, si vous recherchez le retour des utilisateurs, attendez que s'écoule quelques jours ou semaines. Les projets débutant en production avec quelques couacs (problèmes lors du déploiement, forte résistance au changement...) peuvent se transformer en réussite totale une fois les tensions des premiers jours passées.

Obtenez des retours sur votre travail

Profitez en également pour identifier comment vous avez participé à ces réussites et ces échecs. N'hésitez pas à solliciter vos sponsors ou vos responsables pour avoir un retour sur votre travail. Quand le projet a atterri, il est plus facile d'obtenir un retour objectif car les différentes parties prenantes ont tous les éléments pour juger votre travail, et ils auront la distance nécessaire. Pensez également à faire un point sur vos méthodes de travail et les techniques de la MOA. Avez vous trop voulu formaliser ? Ou au contraire avez-vous manqué de formalisme ? Étiez-vous à l'aise avec la méthode employée sur le projet ?

Capitalisez sur votre travail

Vous avez réalisé un manuel utilisateur de qualité ? Vous avez amélioré la description de vos use case ? N'hésitez pas à reprendre vos documents afin d'en faire des templates ou des exemples en corrigeant leurs défauts. Cela vous permettra d'une part d'améliorer la qualité de vos livrables au fil du temps et d'autre part de gagner du temps sur votre prochain projet. Vous pouvez ensuite partager vos templates avec les autres MOA de votre société.

Cherchez les projets suivants

Faites un point avec vos sponsors habituels pour voir quels sont les besoins stratégiques qui ne sont pas encore couverts. Faites le tour des utilisateurs également, afin d'identifier des problèmes opérationnels qui ne seraient pas encore remontés.  Le meilleur moyen de travailler sur un projet intéressant, c'est encore d'aller le chercher.

 

La fin d'un projet n'est jamais simple. C'est souvent une phase fortement chargée pour la MOA qui doit gérer la conduite du changement. Il faut être très présent. Et assez rapidement, tout s'arrête. Il faut alors savoir gérer la transition avant le ou les projets suivants. Soyez fort, on passe tous par là, surtout lorsque le projet est une réussite. Bizarrement, plus le projet est un échec, moins on a de mal à s'en défaire...